O risco trabalhista nem sempre começa com uma reclamação na Justiça.

Muitas vezes, ele aparece em uma situação comum da rotina da empresa: um funcionário que começa a trabalhar antes do registro, horas extras que não são acompanhadas, férias que ficam para depois ou informações da folha que não correspondem ao que realmente acontece no negócio.

Na correria do dia a dia, essas situações podem parecer pequenas. Entretanto, quando não são identificadas e corrigidas, podem gerar pendências para a empresa.

Por isso, acompanhar as obrigações trabalhistas não deve ser uma preocupação apenas quando surge um problema.

A prevenção começa com o controle das informações e com processos que estejam de acordo com a legislação.

O funcionário pode começar sem registro?

Esse é um dos pontos que mais merece atenção durante uma contratação.

É comum existir a ideia de que o funcionário pode trabalhar alguns dias para a empresa antes de ser registrado, como uma espécie de teste. No entanto, o chamado período de experiência não significa que o trabalhador possa prestar serviços sem que a contratação seja formalizada.

O registro do empregado deve ser realizado antes do início da prestação dos serviços. Já a anotação da Carteira de Trabalho possui prazo próprio, conforme as regras trabalhistas e do eSocial.

Isso significa que a empresa precisa organizar a admissão antes que o funcionário comece efetivamente a trabalhar.

Além disso, o registro do empregado deve conter informações relacionadas à admissão e ao contrato de trabalho, como função, salário e demais dados exigidos.

Portanto, deixar a documentação para depois pode transformar uma contratação aparentemente simples em uma situação que precisa ser regularizada.

Período de experiência não significa período sem registro

O contrato de experiência continua sendo uma relação de trabalho formal. Por isso, a empresa deve observar as regras aplicáveis à contratação desde o início da prestação dos serviços.

A jornada está sendo controlada?

Outro ponto importante está no controle da jornada.

Imagine uma empresa em que o funcionário chega antes do horário para organizar o estabelecimento, permanece depois do expediente para finalizar atividades ou continua trabalhando enquanto fecha o caixa.

Se esse tempo fizer parte efetivamente da jornada de trabalho, ele precisa ser tratado de acordo com as regras trabalhistas.

A legislação estabelece regras para o controle da jornada e determina, para estabelecimentos que se enquadram na obrigatoriedade legal, o registro das horas de entrada e saída.

Por isso, não basta definir um horário no contrato. É importante acompanhar se a jornada praticada no dia a dia corresponde ao que está registrado.

O controle de ponto precisa representar a realidade do trabalho.

E as horas extras?

Em determinados negócios, principalmente aqueles que possuem atendimento ao público, comércio ou horários de funcionamento mais extensos, pode acontecer de o funcionário permanecer trabalhando além do horário previsto.

O problema não está simplesmente na existência de horas extras. A legislação prevê situações em que elas podem ocorrer, mas também estabelece regras para sua realização, remuneração e compensação.

A legislação trabalhista prevê, como regra geral, remuneração da hora extra com adicional de pelo menos 50% sobre o valor da hora normal, além de regras específicas para compensação e banco de horas.

Por isso, deixar horas trabalhadas fora do controle pode gerar inconsistências na folha e dificultar a conferência da jornada.

Se a empresa percebe que as horas extras estão acontecendo com frequência, vale analisar o motivo. Pode ser necessário rever a escala, a distribuição das atividades ou o próprio horário de trabalho.

Férias estão em dia?

Outro ponto que pode gerar problemas é o acompanhamento das férias.

Cada funcionário possui seus próprios períodos aquisitivo e concessivo. Por isso, esperar o momento em que alguém pergunta sobre as férias pode dificultar o controle da empresa.

A legislação estabelece regras para a concessão das férias e determina que a comunicação ao empregado seja feita por escrito com antecedência mínima de 30 dias.

Além disso, existem regras sobre o período em que as férias devem ser concedidas e sobre o pagamento da remuneração correspondente.

Na prática, isso significa que a empresa precisa acompanhar as datas de cada funcionário e organizar o calendário de férias com antecedência.

Dessa maneira, fica mais fácil evitar atrasos, conflitos de agenda e problemas relacionados ao cumprimento das obrigações.

A folha está correta?

A folha de pagamento também precisa ser analisada com atenção.

Salário, horas extras, adicionais, férias, afastamentos e outras informações precisam estar de acordo com a realidade do contrato e com os eventos ocorridos durante o mês.

Esses dados também estão relacionados às informações prestadas ao eSocial, que utiliza os eventos trabalhistas e de remuneração para o cumprimento de diferentes obrigações.

Por isso, uma informação incorreta na folha pode gerar reflexos em outros registros e obrigações da empresa.

O problema pode aparecer, por exemplo, quando uma alteração salarial não é atualizada, uma hora extra deixa de ser considerada ou uma informação do funcionário permanece diferente da situação real.

Quanto mais organizado estiver o acompanhamento, menor a chance de uma inconsistência permanecer sem ser percebida.

E as convenções coletivas?

Outro ponto que pode passar despercebido é a existência de convenções e acordos coletivos aplicáveis à empresa e aos seus funcionários.

Dependendo da categoria profissional e da atividade econômica, podem existir regras específicas relacionadas a salários, jornada, benefícios, banco de horas e outras condições de trabalho.

Por esse motivo, não é suficiente olhar somente para as regras gerais da CLT.

Antes de alterar uma condição de trabalho ou criar uma regra interna, é importante verificar se existe alguma norma coletiva aplicável à situação.

Essa conferência também ajuda a evitar que a empresa adote uma prática que não esteja de acordo com as regras específicas da categoria.

O risco pode estar na rotina

Alguns problemas trabalhistas não aparecem porque a empresa decidiu descumprir uma obrigação.

Eles podem surgir simplesmente porque determinada prática foi incorporada à rotina sem que alguém verificasse se ela estava adequada.

Um funcionário começa alguns dias antes do registro. A empresa permite que ele fique depois do horário. As horas extras passam a ser frequentes. As férias são adiadas porque o período está movimentado. Uma alteração de salário não é comunicada corretamente.

Isoladamente, cada situação pode parecer simples.

Entretanto, quando essas práticas se repetem, a empresa pode acumular informações incorretas e dificuldades para comprovar que suas obrigações estão sendo cumpridas.

Por isso, revisar os processos trabalhistas periodicamente é uma forma de identificar problemas antes que eles aumentem.

O que a empresa deve revisar?

Uma revisão trabalhista pode começar por perguntas simples:

• Todos os funcionários estão registrados corretamente?
• As admissões são informadas antes do início das atividades?
• Os contratos de experiência estão formalizados corretamente?
• O controle de ponto corresponde à jornada realmente trabalhada?
• As horas extras estão sendo registradas e tratadas corretamente?
• As férias estão sendo acompanhadas dentro dos prazos?
• A folha de pagamento corresponde à realidade dos funcionários?
• As alterações de salário, função ou jornada estão atualizadas?
• Existem convenções ou acordos coletivos aplicáveis à categoria?
• As informações trabalhistas enviadas ao eSocial estão corretas e atualizadas?

Se alguma dessas perguntas gerar dúvida, vale revisar o processo antes que a situação se transforme em uma pendência maior.

Organização também evita problemas

Cuidar das obrigações trabalhistas não significa apenas evitar problemas.

Uma empresa com informações organizadas consegue acompanhar melhor seus funcionários, planejar férias, entender os custos da folha e identificar mudanças que podem afetar a operação.

Além disso, quando os processos estão definidos, a empresa depende menos de decisões improvisadas.

Isso é especialmente importante para pequenas empresas, nas quais muitas decisões acabam concentradas no próprio empresário.

Em vez de esperar uma dúvida surgir na hora de uma contratação ou de uma rescisão, é possível manter uma rotina de acompanhamento das principais obrigações.

O objetivo não é criar mais burocracia. É evitar que uma falha de organização se transforme em um problema para o negócio.

Como reduzir os riscos?

Não existe uma única ação capaz de eliminar todos os riscos trabalhistas de uma empresa.

O que existe é um conjunto de procedimentos que precisa ser acompanhado ao longo da relação de trabalho.

A admissão começa antes do primeiro dia. A jornada precisa ser registrada de acordo com a realidade. As férias precisam ser planejadas. A folha deve refletir os acontecimentos do mês. E as regras coletivas aplicáveis precisam ser verificadas.

Quando essas informações são acompanhadas regularmente, fica mais fácil identificar inconsistências e corrigi-las antes que se tornem problemas maiores.

Portanto, se a sua empresa possui funcionários, vale olhar para essas rotinas com atenção.

Você sabe se todos os processos trabalhistas da sua empresa estão realmente em dia?

Perguntas frequentes

Funcionário pode trabalhar sem registro?

O registro do empregado deve ser realizado antes do início da prestação dos serviços. O chamado período de experiência não significa que o funcionário possa começar a trabalhar sem a formalização da contratação.

Qual o prazo para registrar?

Para o registro do empregado, as informações de admissão devem ser enviadas ao eSocial antes do início das atividades. A anotação da Carteira de Trabalho possui prazo próprio, conforme as regras aplicáveis.

É obrigatório controlar o horário?

A legislação estabelece regras para o controle da jornada e determina a obrigatoriedade do registro de entrada e saída para os estabelecimentos que se enquadram nos critérios previstos na CLT.

Hora extra precisa ser registrada?

A jornada efetivamente trabalhada precisa ser acompanhada de forma adequada. Quando houver horas extras, devem ser observadas as regras de remuneração ou compensação previstas na legislação e nos instrumentos aplicáveis.

Como evitar problemas com férias?

A empresa deve acompanhar os períodos de cada funcionário e planejar a concessão das férias dentro dos prazos legais. A comunicação das férias também deve respeitar a antecedência prevista na legislação.

Como a SOMAR pode ajudar?

A SOMAR Contabilidade oferece suporte nas áreas contábil, fiscal, tributária e trabalhista, auxiliando empresários no acompanhamento das informações e obrigações do negócio.

Sua empresa está em dia?

Uma contratação feita de forma incorreta, uma jornada sem controle ou uma informação desatualizada na folha podem passar despercebidas durante a rotina.

Por isso, acompanhar as obrigações trabalhistas antes que uma pendência apareça ajuda a manter a empresa organizada e permite corrigir possíveis inconsistências com antecedência.

Se sua empresa precisa de apoio para organizar as rotinas e obrigações trabalhistas, conheça os serviços trabalhistas da SOMAR Contabilidade.

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